Ngày nay, điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta. Nhưng hầu hết đều chưa từng học hay đọc qua một văn bản nào hướng dẫn về cách giao tiếp qua điện thoại.

Nếu bạn là nhân viên lễ tân của công ty, khả năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh của toàn công ty.

Theo khảo sát của thì đến gần 90% người sử dụng điện thoại quên "màn" chào, hỏi, xin lỗi, cám ơn... mà thường là "ai đấy", "có việc gì", "gặp ai"...




- Mỉm cười khi nói. Nên nhớ rằng nụ cười cũng đưa chuyển qua điện thoại tới người nghe đấy! - Câu đầu tiên khi tiếp cuộc điện thoại gọi đến là chào hỏi và tự xưng danh cá nhân, cơ quan để người gọi đến không mất thời gian khẳng định là đúng nơi cần gọi.

- Khi muốn khách hàng chờ đợi thì cần có lời dễ nghị với khách hàng. Nếu cảm thấy phải đợi lâu thì xin số máy của khách hàng để gọi lại khi có thể trả lời họ.



Kỹ năng gọi nện thoại đi.

- Để cuộc nói chuyện có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp. Đó là thời điểm mà khách hàng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Muốn vậy ta phải nắm được lịch trình hoạt động thường ngày của khách hàng. Hơn nữa cần tìm hiểu tâm lý, thị hiếu của khách hàng trước khi gọi đến để nói như thế nào cho phù hợp. Không nên gọi vào những thời điểm sau:

• Giờ ăn cơm, giờ nghỉ trưa.
• Trước giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về.
• Giờ có phim hay, có đá bóng hay.
• Sau ngày có công việc căng thẳng của khách hàng.

- Câu đầu tiên phải là chào hỏi, tự xưng danh và xin lỗi nếu không hẹn trước.

- Cần chuẩn bị trước thông tin, nội dung cần trao đổi với khách hàng và nên đi ngay vào vấn đề cần nói. Nói ngắn gọn, rõ ràng, nhẹ nhàng.

- Khi kết thúc câu chuyện nên để cho khách hàng gác máy trước.